Le métier de contrôleur de gestion à pour objectif d’assister la direction générale et opérationnels dans le pilotage de l’entreprise.
Pourtant, nombreux sont ceux qui affichent leurs désillusions face à la réalité concrète du terrain. La crise est telle que la DFCG, l’Association des directeurs financiers et de contrôle de gestion, propose de rebaptiser le métier par un anglicisme, « Performance Manager » ou « Business Analyst »
Mais c’est surtout le poste qui doit évoluer et modifier son périmètre d’attribution.
De nombreux contrôleurs de gestion estiment passer plus de 80 % de leur temps dans la « production » de chiffres, et bien peu dans leur analyse. Et bien souvent dans Excel avec de nombreuses manipulations manuelles.
Pourtant, seules les analyses, les démonstrations et leur mise en forme pertinentes sont à valeur ajoutée. Ressaisir, recontrôler, copier/coller, … sont des pertes de temps qui représentent la majeure partie des journées. Sans parler de la démobilisation du contrôleur de gestion en réalisant des taches aussi fastidieuses.
De plus, les données qui en résultent sont trop souvent devenue obsolète pour la prise de décision vu le temps pour les fournir.
La simplification de ce processus de traitement des données est donc un enjeu majeur pour la fonction contrôle de gestion afin qu’il se recentre sur son activité principale.
Le regain d’intérêt pour ce poste pourrait bien venir de la transformation digitale dans laquelle les entreprises sont désormais massivement engagées. La Business Intelligence semble être les sujet à l’ordre du jour pour ce métier désintéressé.
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La Business Intelligence, qu’est-ce que c’est ?
La Business Intelligence (BI), également connue sous le nom d’informatique décisionnelle, est l’ensemble des outils et méthodes visant à transmettre les informations pertinentes aux managers d’entreprise. Son but est de les aider à comprendre leur environnement et de les accompagner dans leurs prises de décisions stratégiques.
Elle repose à la fois sur la collecte, la modélisation et la restitution des données éparses, déstructurées et hétérogènes que génère une entreprise : commandes, factures, stocks, marketing, RH …
Le tout est traité par des outils d’extraction, de transfert et de consolidation (en anglais Extract Transform Load, ETL) mis en place pour normaliser ces sources et établir une cohérence entre elles.
Les données sont stockées et traitées dans des entrepôts de données que l’on appelle aussi Datawarehouse.
En fin de traitement, le contrôleur de gestion dispose d’une information juste, en temps quasi-réel qu’il pourra restituer selon différents axes d’analyses (Produits, Temps, Clients, agences…) et selon différents formats, tableaux de bord, graphiques, indicateurs, etc. Ils peuvent être directement générés dans Excel (outil de prédilection du contrôleur de gestion) ou dans des plateformes web.
La Business Intelligence, concrètement comment ça marche ?
Imaginons qu’un directeur commercial souhaite suivre en cours d’année les objectifs qui lui ont été fixés par le directeur général de l’entreprise en début d’année.
A cette fin, il s’adresse directement au contrôleur de gestion de l’entreprise pour la réalisation d’un tableau de suivi. Il lui demande d’intégrer dans un même reporting trois indicateurs : son objectif annuel, la facturation actuel et la facturation qu’il estime d’ici la fin de l’année.
Supposons une PME dont le chiffre d’affaire est d’environ 80 millions d’euros par an. L’entreprise dispose d’un ERP qui gère la gestion commerciale (devis, commandes et factures). Les objectifs commerciaux sont quant à eux stockés dans un tableur Excel. Il n’y a aucun outil de Business Intelligence donc le contrôleur de gestion produit principalement ses « chiffres » dans Microsoft Excel.
Le contrôleur de gestion doit réaliser le reporting demandé par le directeur commercial sans outil de Business Intelligence. Les informations nécessaires sont stockées dans deux sources de données différentes : Excel (pour les objectifs) et l’ERP (pour la partie gestion commerciale).
Il conviendra donc réaliser deux exports pour ensuite retraiter ces données. Enfin il faudra réaliser des tableaux croisés dynamiques pour agréger les résultats et de nombreuses formules Excel telles que les « RechercheV » pour placer l’information dans les bonnes colonnes et lignes et de manière automatique.
On entends souvent que les controleurs de Gestion sont les champion du RechercheV et ce point est malheureusement indiscutable.
Avec un système de Business Intelligence, l’information de toutes les sources de données seraient stockée dans le Datawarehouse.
Le contrôleur de gestion est donc libéré de cette tache. Il lui suffira de restituer et formaliser l’information demandée via l’outil de Business Intelligence qu’il aura choisi.
Il pourra ainsi se concentrer sur le contrôle des données du datawarehouse et la mise en avant de ces données.
Notre conseil
Il convient de bien distinguer et dissocier les simples outils de reporting qui peuvent être intégrés aux différents ERP du véritable projet de mise en place d’un outil de Business Intelligence. Un outil de Business Intelligence doit être en mesure de connecter toutes les sources de données de l’entreprise. C’est un projet qui doit éviter toutes redondances des outils extracteurs d’informations.
En tant que contrôleur de gestion vous disposez donc d’une réelle opportunité avec la Business Intelligence de retrouver pleinement votre statut de Business Analyst et de vous délester des tâches chronophages sans valeur ajoutée. Cela permettra de donner du sens à la quantité démesurée de données qui s’offrent désormais à vous. Soyez rassuré sur le fait les nouvelles technologies ne pourront jamais produire des réflexions que seuls les hommes peuvent mener ! Aucune IA ou Data Science pourra vous remplacer.
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