Les 3 étapes pour maîtriser la BI en libre-service avec MyReport

L’accès en libre‑service aux outils BI permet aux directions métiers de piloter des indicateurs de performance issus de l’ERP. En conséquence, la direction financière renforce la transparence du reporting et accélère les arbitrages grâce à MyReport.

Par ailleurs, une méthodologie claire collecter, consolider, communiquer aligne la business intelligence avec les exigences de traçabilité financière. Ainsi, la DSI et le contrôle de gestion valident un cadre de gouvernance des KPI et du reporting.

Enjeux du libre‑service BI pour la direction financière

D’abord, le libre‑service BI répond aux attentes de pilotage financier en rendant les KPI (indicateurs clés de performance) accessibles, fiables et contextualisés, permettant ainsi aux dirigeants et responsables financiers d’avoir une vision actualisée et précise de la performance de l’entreprise. Par exemple, grâce à des tableaux de bord interactifs, chaque utilisateur peut consulter en temps réel des indicateurs comme le chiffre d’affaires, la marge brute ou encore les coûts d’exploitation, facilitant ainsi la prise de décision rapide et éclairée. Ensuite, il réduit notablement les cycles de reporting en automatisant la collecte et la mise à jour des données, évitant ainsi les ressaisies manuelles sources d’erreurs. De plus, il sécurise la diffusion d’indicateurs issus de l’ERP à chaque responsable métier, en délimitant clairement les droits d’accès et en garantissant la confidentialité des informations sensibles. Ainsi, un responsable des ventes pourra consulter uniquement les KPI relatifs à son périmètre d’activité, tandis qu’un responsable RH aura accès à des données spécifiques à la gestion du personnel. Ce système contribue à un partage de l’information efficace tout en renforçant la gouvernance des données au sein de l’organisation.

Gains de transparence et d’arbitrage

Ainsi, la direction financière consolide une vision unique des KPI et justifie chaque décision stratégique avec un reporting traçable. En conséquence, les écarts par entité ou produit deviennent mesurables et auditables depuis MyReport Center.

Réduction des délais de consolidation décisionnelle

Par ailleurs, l’automatisation du reporting réduit les boucles manuelles et accélère la consolidation des données financières dans MyReport. Ainsi, les délais entre extraction ERP et arbitrage diminuent sensiblement, avec des indicateurs de performance actualisés en continu.

Alignement décisionnel et preuves de performance

Ainsi, la direction financière exige des preuves de performance et s’appuie sur des reportings comparatifs pour valider l’investissement BI, tels que la comparaison entre les coûts prévus et les coûts réels, ou encore l’évolution de la marge brute avant et après mise en place de la solution. En conséquence, MyReport fournit des indicateurs de performance étayés, par exemple des tableaux de bord automatisés, des graphiques d’analyse des ventes ou encore des indicateurs de suivi des processus internes, ainsi que des pistes d’audit facilitant la décision, comme l’identification rapide des anomalies et la traçabilité des données. Ces outils permettent à la direction financière de disposer d’une vision claire, factuelle et argumentée pour évaluer en continu la rentabilité et l’efficacité des investissements réalisés en Business Intelligence.

Cadre de gouvernance et sécurité des accès en libre‑service

Ensuite, un cadre de gouvernance robuste encadre le libre‑service BI pour sécuriser l’accès et fiabiliser les calculs des KPI. Ainsi, la séparation des rôles clarifie la responsabilité de la DSI, du contrôle de gestion et de la direction financière.

Habilitations MyReport Center et pistes d’audit

D’abord, MyReport Center applique des profils d’habilitation par périmètre, c’est-à-dire qu’il définit précisément pour chaque utilisateur ce à quoi il a le droit d’accéder en fonction de ses fonctions et de son domaine d’intervention. Cela permet ainsi de garantir que seules les personnes autorisées peuvent consulter les reportings et indicateurs jugés sensibles ou confidentiels. En conséquence, chaque fois qu’un utilisateur accède à ces informations, une trace de cette consultation est enregistrée dans une piste d’audit. Cette piste d’audit est un relevé des actions réalisées, qui peut être consulté et analysé par la direction financière et la DSI afin de vérifier la bonne utilisation des données et de détecter d’éventuels accès inappropriés.

Rôles et séparation des tâches

Par ailleurs, la DSI administre les flux ERP et la direction financière valide les règles de calcul des KPI dans MyReport. Ainsi, le contrôle de gestion pilote les modèles analytiques et garantit la pertinence du reporting.

Conformité et traçabilité des calculs

Enfin, la documentation des règles MyReport et des transformations assure la traçabilité comptable exigée par la direction financière. En pratique, chaque KPI conserve ses sources, ses filtres et ses agrégations, garantissant un reporting auditable.

Collecter : centraliser les données ERP dans MyReport Data

D’abord, l’étape Collecter unifie les données financières en centralisant l’ERP dans MyReport Data pour une base décisionnelle fiable. Ainsi, vous sécurisez la collecte de données et préparez un reporting cohérent entre entités et produits.

Connecter les ERP maîtrisés

Ensuite, Business Cairn intègre les structures de l’ERP Cegid Y2, Cegid Orli, Divalto, Générìx, Sage, ainsi que des fichiers de budgets ou d’autres sources de données hétérogènes issues du système d’information de l’entreprise. Par exemple, cela peut inclure des données issues de la comptabilité générale, de la gestion commerciale ou encore des prévisions budgétaires élaborées sur Excel. En conséquence, MyReport Data alimente un modèle commun, centralise l’ensemble de ces informations et fiabilise les indicateurs de performance inter‑systèmes. Ainsi, les utilisateurs disposent de rapports consolidés, cohérents et actualisés, facilitant le suivi et le pilotage des activités au sein de l’organisation.

Référentiels et qualité de données

Par ailleurs, la normalisation des référentiels clients, produits et plans de comptes réduit les écarts de reporting entre filiales. Ainsi, MyReport Data trace les contrôles de complétude et de cohérence exigés par la direction financière.

Plan de chargement et fréquence d’alimentation

En pratique, vous cadencerez les flux d’extraction ERP et les traitements pour garantir des KPI actualisés quotidiennement. Ainsi, MyReport Data documente les horaires, les volumes et les incidents de collecte pour audit.

Consolider : organiser l’information avec MyReport Data

Ensuite, l’étape Consolider organise le système d’information et stabilise les KPI dans MyReport Data pour un reporting fiable. Ainsi, vous définissez des règles de gestion transparentes et partagez un dictionnaire d’indicateurs accessible à toutes les directions métiers.

Définir les KPI et règles de calcul

D’abord, vous formalisez les définitions d’indicateurs de performance et validez les agrégations dans MyReport Data. En conséquence, chaque reporting présente des résultats reproductibles et opposables lors d’un audit.

Modéliser les axes analytiques

Par ailleurs, vous structurez des axes entité, produit et marché pour analyser les écarts de performance financière. Ainsi, MyReport Data uniformise les dimensions et facilite la comparaison inter‑périmètres dans le reporting.

Communiquer : restituer en libre‑service avec MyReport Builder et MyReport Center

Ensuite, l’étape Communiquer restitue l’information aux bonnes personnes avec MyReport Builder et MyReport Center en libre‑service. Ces outils permettent, par exemple, aux responsables financiers, aux directeurs des ressources humaines ou aux responsables commerciaux de recevoir uniquement les rapports qui leur sont pertinents, sans risque de diffusion non autorisée.

Ainsi, chaque direction métier accède à un reporting sécurisé, adapté à ses besoins spécifiques et personnalise ses analyses opérationnelles. Par exemple, un responsable RH pourra suivre en temps réel les indicateurs de turnover ou d’absentéisme de ses équipes, tandis qu’un directeur commercial disposera d’une vision détaillée sur l’évolution du chiffre d’affaires par région ou secteur. Ce fonctionnement en libre‑service favorise l’autonomie des utilisateurs dans la création et la personnalisation de leurs tableaux de bord, tout en garantissant la confidentialité des données manipulées.

Afficher les variations de KPI année sur année

D’abord, vous configurez dans MyReport Center des comparatifs YoY (Year over Year) pour visualiser les variations de chiffre d’affaires et de marge, par exemple en comparant les performances de l’année en cours avec celles de l’année précédente sur une période définie, comme un trimestre ou un mois. Grâce à ces analyses, il est possible d’identifier rapidement les tendances émergentes, d’anticiper les fluctuations saisonnières et de détecter les éventuelles anomalies. En conséquence, la direction financière analyse rapidement les écarts – par exemple, une hausse inhabituelle des marges sur un produit donné ou une baisse du chiffre d’affaires dans une région spécifique – et fiabilise les indicateurs de performance publiés. L’utilisation des comparatifs YoY permet également de préciser les axes d’amélioration et d’aider à la prise de décision stratégique, tout en garantissant la transparence et la cohérence des données communiquées aux parties prenantes.s.

Personnaliser les rapports Excel depuis MyReport

Par ailleurs, vous paramétrez des rapports Excel depuis MyReport Builder pour adapter le reporting aux besoins d’analyse métier. Ainsi, les tableaux conservent les formules, les filtres et les formats nécessaires aux contrôles financiers.

Scénario hypothétique d’une ETI financière

En pratique, après centralisation d’un ERP (Enterprise Resource Planning, ou progiciel de gestion intégré) dans MyReport Data, la direction financière publie dans MyReport Center un catalogue de reportings sécurisés, accessibles uniquement aux utilisateurs autorisés. Ainsi, chaque responsable métier déclenche en libre‑service ses KPI (Key Performance Indicators, ou indicateurs clés de performance), qu’il peut consulter en temps réel pour piloter son activité. En outre, il a la possibilité de personnaliser des exports Excel, qui sont élaborés à partir de données actualisées et validés préalablement par le contrôle de gestion, garantissant la fiabilité des informations produites. Par exemple, un responsable commercial peut générer instantanément un tableau de bord de suivi des ventes mensuelles ou une analyse du chiffre d’affaires par produit, tandis qu’un responsable des ressources humaines pourra exporter des états de suivi de l’absentéisme ou de la masse salariale, adaptés à ses besoins spécifiques. Cette automatisation et cette personnalisation de la restitution permettent un gain de temps significatif et limitent les risques d’erreur liés à la manipulation manuelle des données.

ROI et conduite du changement pour l’autonomisation

Enfin, mesurer le ROI du libre‑service BI guide l’investissement et structure la conduite du changement auprès des directions métiers. Ainsi, la direction financière priorise les gains rapides et cadre le support MyReport pour pérenniser l’autonomie.

Indicateurs de ROI et performance opérationnelle

D’abord, vous mesurez le temps économisé sur le reporting, c’est-à-dire le temps que les collaborateurs ne passent plus à produire et consolider des rapports, mais qu’ils peuvent consacrer à d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Ensuite, la réduction des interventions IT signifie que les équipes informatiques sont moins sollicitées pour résoudre des problèmes ou répondre à des demandes ponctuelles liées aux données, car les utilisateurs sont plus autonomes. Enfin, la fiabilité des KPI consiste à garantir que les indicateurs clés de performance sont corrects, cohérents et fondés sur des données actualisées, ce qui améliore la confiance dans la prise de décision. En conséquence, vous identifiez les gains budgétaires, c’est-à-dire les économies réalisées grâce à ces améliorations, ainsi que les priorités d’extension du libre‑service BI, soit les axes vers lesquels il serait pertinent déployer davantage les usages en libre‑service de la Business Intelligence au sein de l’organisation.

Programme de formation et support MyReport

Par ailleurs, vous planifiez des sessions de formation ciblées pour MyReport Data, MyReport Builder et MyReport Page. Ainsi, la montée en autonomie des directions métiers s’accompagne d’un support logiciel structuré et adaptable aux besoins.

Diminution des interventions IT

En pratique, l’industrialisation des flux dans MyReport réduit les demandes ponctuelles et libère la DSI pour des projets structurants. Ainsi, la direction financière bénéficie d’un reporting fiable sans dépendre de traitements manuels issus de l’ERP.

En synthèse, le libre‑service BI encadre la collecte, la consolidation et la restitution pour sécuriser vos KPI et votre reporting. Ainsi, la direction financière gouverne les données ERP et accélère les décisions avec MyReport.

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