7 raisons de migrer vers MyReport Business Evolution (MyReport BE)

Introduction à MyReport BE

Vous trouverez dans cet article 7 raisons de passer de MyReport Essential ou MyReport V8 vers une MyReport Business Evolution appellé « MyReport BE »

Pour découvrir MyReport BE, je vous invite à lire cet article : MyReport Business Evolution (BE)

MyReport Essential est en fin de vie ?

Vous êtes certainement en MyReport V8 ou V9 « appelé aussi « Essential ».  N’avez-vous pas remarqué que le rythme des nouvelles versions d’Essential a drastiquement diminué ?

La version Essential a évolué seulement avec 3 versions mineures en 1 an et les nouveautés sont très limitées.

  • 9.0.0 le 01/03/2018
  • 9.0.1 le 16/05/2018
  • 9.0.2 le 05/12/2018

La version Business Evolution (Myreport BE) évolue très rapidement. Elle connait des évolutions majeures et mineures chaque mois.

En effet la société Report One est une entreprise à taille humaine. Elle ne pourra pas maintenir à niveau une CRM (MyPortal) et deux suites BI (Business Evolution et Essential).

D’autant plus que les fonctionnalités de MyReport Essential et MyReport BE sont très proches et s’adressent aux mêmes clients.

Compte tenu des évolutions techniques, des innovations et du rythme effréné de la concurrence. Nous pensons que Report One devra rapidement se focaliser uniquement sur la version BE pour rester compétitif avec l’émergence du Big Data , la Data Science et la Data Visualisation.

32 bits vs 64 bits

La version Essential (V9) est installée en 32 bits, ce qui limite l’utilisation de la RAM à 4 Go. Il est dommage d’avoir un serveur moderne avec 16 ou 32 Go de Ram et de ne pouvoir en exploiter que 4 Go. C’est le même principe pour les postes clients qui plafonnent à 4 Go avec un excel 32 bits.

Les versions 8 et 9 sont donc obsolète techniquement et elles n’exploitent pas 100% des puissances machines. Cela ralentira vos traitements de données ainsi que les restitutions. A noter aussi qu’un Excel en 32bits connait aussi des limites en matière de nombre de lignes.

La Business Evolution a été redéveloppée afin de gérer des systèmes d’exploitation 64 bits, ainsi que des « Excel » 64 bits. Cela permet d’exploiter au mieux les capacités d’un serveur. Des options de Load Balancing ont aussi été mises en place afin de monter une architecture avec plusieurs serveurs pour répartir la charge.

Il est aussi possible d’allouer un tampon mémoire par utilisateur (exemple limiter les rapports à 2 Go de RAM) pour éviter les gros process qui écroulent le serveur.

Un utilisateur en BE oubliant un filtre dans son rapport ne figera pas tout le monde. En version Essential il mettra le serveur à 100% et tout le monde sera « gelé » pendant un laps de temps.

Le Data, L’ETL passe la surmutiplié.

Pour la version Essential, les traitements dans les ETL sont consécutifs. Ce qui implique que les tables sont chainées et alimentées une par une.

Les traitements plafonnent avec une fréquence de 1000 lignes par seconde. Donc en fonction de votre volumétrie cela peut mettre 1h à 3h pour alimenter votre Datawarehouse.

Dans certains cas la nuit ne suffit pas à tout traiter.

En Business Evolution, les traitements d’ETL sont lancés en simultané. Il est possible de parametrer le nombre de traitements à lancer simultanément en fonction des capacités de votre serveur. Usuellement nous paramétrons cette valeur entre 6 et 15 traitements simultanés.

Ainsi plusieurs tables sont alimentées en même temps. Les fréquences d’insertion de lignes sont bien meilleures. En moyenne nous sommes généralement à 4000 lignes  par seconde et dans certains cas à 10 000 lignes. (Cela dépend surtout des performances des bases de données sources et cibles)

En prenant le cas le plus pessimiste en MyReport BE vous lancez 6 traitements en simultané à 4000 lignes/seconde soit 24 000 lignes/seconde alors qu’en version Essential vous êtes plafonné à 1000 lignes/seconde. Donc vous diviserez facilement par 10 ou 20 vos temps d’alimentation avec MyReport BE

Mathématiquement vous réduisez drastiquement le temps de vos alimentations et vous prendrez même le luxe de rafraichir votre Datawarehouse entre 12 h et 14 h ou sur demande en journée.

Un autre point d’amélioration si vous réalimentez entièrement vos tables avec un « drop » ou « truncate » de la table

  • En version Essential vous avez dû constater que la table se vide puis se réalimente en « live ». Ce qui implique que votre table est partielle pendant l’alimentation. Un peu gênant pour vos utilisateurs qui penseront que vos données sont partielles. Cela vous oblige à alimenter vos données en période creuse.
  • En Business Evolution, le DATA alimente une table temporaire en parallèle de la table de production. Une fois l’alimentation terminée le DATA remplace la table de production par la table temporaire. Ainsi les utilisateurs ne sont pas impactés lors des alimentions et il est possible de lancer des alimentations en pleine journée.

Ces arguments à eux seuls ont déjà convaincu beaucoup de nos clients qui étaient en MyReport Essential.

Excel devient un veritable Cockpit BI

La BE a pour objectif de rendre l’utilisateur de plus en plus autonome et de soulager le service informatique. Ainsi Excel devient un véritable Cockpit dans le sens où les utilisateurs ont des tableaux de bord. Mais ils ont aussi tous les leviers pour rafraichir les données ou envoyer les rapports si besoin.

Et oui vous avez bien lu, un utilisateur peut lancer des traitements ETL depuis Excel. Il a même les capacités d’intégrer un autre fichier Excel ou un fichier plat comme source de données sans passer par le Data.

Un contrôleur de gestion pourra donc modifier les objectifs dans un fichier plat et relancer directement l’alimentation du datawarehouse afin de voir les impacts.

De la même manière, si vous rentrez une importante vente, vous pourrez réalimenter les données afin qu’elle remonte rapidement dans vos tableaux de bord. Sinon vous devrez attendre la prochaine alimentation planifiée du Datawarehouse. Certains de nos clients utilisent cette fonctionnalité pour faire de la qualité de données. Ils corrigent des données (des comptes clients ou des articles par exemple) directement en production afin de constater immédiatement le résultat dans le Datawarehouse.

En étant au sein de la DSI vous allez sans doute penser que des traitements seront lancés dans tous les sens par n’importe qui.

Pas de panique il est possible d’appliquer des droits sur cette fonctionnalité et aussi de choisir les ETL qui peuvent être relancés par les utilisateurs. Vous pouvez sélectionner des « Key User » qui peuvent maintenir des fichiers de paramétrages qu’ils peuvent rafraichir quand bon leur semble.

Cerise sur le gâteau il est aussi possible de déclencher des envois de rapports via le Messenger depuis Excel

Un vrai soulagement pour le service informatique et une réel réactivité et autonomie pour les utilisateurs.

MyReport BE intelligent et intuitif

La Business Évolution a été repensée et modernisée afin d’intégrer des fonctionnalités récentes et facilitant la vie des utilisateurs.

Si vous aviez fait un listing et que vous souhaitiez finalement le changer en tableau croisé :

  • Avec Essential vous perdiez tout votre travail et il fallait tout refaire.
  • Avec la BE vous « switchez » sans problème de listing à tableau croisé sans rien perdre.

Si vous êtes adepte de multi-reports, MyReport BE est fait pour vous. Il rend le multi-reports beaucoup plus intuitif et facile d’utilisation.

Nos clients qui sont passés en MyReport BE ne reviendraient jamais en version Essential. Il est beaucoup plus facile et plaisant de réaliser ses tableaux de bord.

Concernant le Data, des aides contextuelles sont apportées pour la conception et la réalisation des formules de calculs.

Le Data contrôle les index et clés primaires à des fins d’optimisation de temps de réponse. Il vous aide aussi en intégrant un onglet qualité de données (notamment sur le contrôle et format des dates,…)

MyReport BE passe en mode industriel

Il y à peine 2 ans nos client étaient encore en version 8 ou 9 (Essential). La version 8 paraissait obsolète visuellement, elle était « restée dans son jus » en ce qui concerne le design.

La version 9 a été améliorée visuellement avec des menus et des boutons plus modernes afin de s’intégrer au mieux dans les récentes versions de Microsoft Office.

Mais pour certaines fonctionnalités cela restait encore assez sommaire. Par exemple pour lancer un ETL en automatique il convenait de créer un fichier bat. Il contenait les commandes à exécuter dans le planificateur de tâches.Une autre solution consistait à laisser tourner le DataRun en tâche de fond. La gestion des utilisateurs et de leurs droits était un peu fastidieuse.

Des fonctionnalités pourtant simples étaient difficiles à mettre en place. Il était donc compliqué d’utiliser MyReport V8 et V9 pour des clients avec certaines exigences de qualité et  suivi de production.

En MyReport BE nous avons eu le plaisir de découvrir que le Messenger a été repensé. Il est devenu un vrai outil de production, fini le .bat avec exécution via tâche planifiée.

Désormais, il est possible de choisir une heure dans la journée où tous les lundis, mardi, jeudi par exemple. Toutes les tâches sont indépendantes mais peuvent être chainées dans des « Job »

Il est aussi possible de chainer des ETL et des Messenger. Ainsi vous pouvez envoyer vos rapports dès que le Datawarehouse est rafraichit.

D’autres évolutions ont été apportées notamment dans le contenu des fichiers Log. La version Essential manquait cruellement d’informations sur les rapports utilisés, les connexions utilisateurs etc.

Une BI trés abordable et un ROI toujours imbattable

En Essential la gamme de prix était par module, vous achetiez des Data, des Builder, des Messenger et des Viewer en fonction du profil de vos utilisateurs

En BE c’est fini le cloisonnement par fonction, vous achetez un serveur et ensuite une licence par utilisateur.

Les utilisateurs ont techniquement le droit de tout faire (lancer les ETL, Messenger..). C’est à vous de les brider depuis la console d’administration.

La console d’administration est très utile pour suivre, activer ou désactiver des licences.

On estime que pour un projet à 5-10 utilisateurs le coût est relativement le même entre MyReport Essential et MyReport BE.

Mais plus vous avez d’utilisateurs et plus MyReport BE est intéressant et matière de prix et donc forcément en maintenance annuelle.

Le seul bémol concerne l’abandon des licences flottantes qui vous contraint à attribuer vos licences par utilisateur.

Mais comme évoqué précédemment, la console d’administration facilite l’activation et la désactivation de vos utilisateurs. Il sera plus facile d’administrer vos utilisateurs et leurs licences.

En resumé

Nous avons migré une dizaine de clients en MyReport BE et aucun d’eux ne regrette son choix. Ils ne reviendraient en aucun cas en arrière.

La Business Evolution a vraiment franchi un cap et comble les manques de l’ancienne version.

A notre sens la version Essential n’évoluera plus de manière significative. Vous risquez de rester englué dans une version qui ne sera plus mise à jour. Exemple des Webservices qui ont été mis en place en MyReport BE et pas en version Essential.

Nous ne proposons plus la version Essential à nos prospects car nous pensons qu’elle ne sera plus maintenue dans un futur proche.

Nous ne pouvons que vous recommander de monter rapidement dans le train de la Business Evolution plutôt que de rester sur le quai. A défaut, vous risquez d’entendre vos utilisateurs se plaindre sans cesse de lenteurs, de tables à moitié remplies ou « locker » en cours d’alimentation ou de fonctionnalités manquantes.

En 2020 la Business Evolution intégrera un module de datavisualisation en mode web vous offrant ainsi tout ce que vous pouvez attendre d’une solution BI.

Si vous n’êtes pas convaincu nous pouvons vous le prouver sur vos données lors d’un POC ou via des témoignages clients : Contactez-nous

L’équipe Business Cairn