De contrôleur de gestion à business analyst

Le métier de contrôleur de gestion est parmi les plus passionnants qui soient puisque son objectif est d’aider la direction générale et les opérationnels dans le pilotage de l’entreprise.

Pourtant, nombreux sont ceux qui affichent leurs désillusions face à la réalité concrète du métier. La crise est telle que la DFCG, l’Association des directeurs financiers et de contrôle de gestion, propose de rebaptiser le métier par un anglicisme, « Performance Manager. »

Mais c’est avant tout le contenu du poste qui doit évoluer.

Car bien des contrôleurs de gestion disent passer plus de 70 % de leur temps dans la « production » de chiffres, et bien peu dans leur analyse.

Or, seules les analyses, les démonstrations et leur mise en forme judicieuse sont à valeur ajoutée. Ressaisir, reformater, recontrôler, recopier/coller, refaire les graphes… sont des « gaspillages » qui représentent la majeure partie des journées.

De plus, l’information qui en découle est déjà bien souvent devenue obsolète pour la prise de décision tant elle a mis du temps à être produite !

La simplification du processus de traitement des données est donc un enjeu majeur pour la fonction contrôle de gestion.

Le salut de la profession pourrait bien venir de la transformation digitale dans laquelle les entreprises sont désormais massivement engagées. De fait, la Business Intelligence semble être LE sujet à l’ordre du jour pour 2018.

La Business Intelligence, qu’est-ce que c’est ?

La Business Intelligence (BI), également connue sous le nom d’informatique décisionnelle, est l’ensemble des outils et méthodes visant à transmettre les informations pertinentes aux managers d’entreprise. Son but est de les aider à comprendre leur environnement et de les accompagner dans leurs prises de décisions stratégiques.

Elle repose à la fois sur la collecte, la modélisation et la restitution des données éparses, déstructurées et hétérogènes que génère une entreprise : archives papier, bases de données, feuilles de calcul, données clients collectées via un service en ligne, etc.

Le tout est traité par des outils d’extraction, de transfert et de consolidation (en anglais Extract Transform Load, ETL) mis en place pour normaliser ces sources et établir une cohérence entre elles.

Les données sont stockées et traitées dans des entrepôts de données que l’on appelle aussi data warehouse.

Au bout de la chaine, le contrôleur de gestion dispose d’une information juste, en temps réel qu’il pourra restituer selon différents axes d’analyses (période, clients, affaires…) et selon différents modes, tableaux de bord, graphiques, indicateurs, etc. Ils peuvent être directement intégrés dans Excel (outil de prédilection du contrôleur de gestion) ou dans des plateformes web.

Le succés d'un Business Analyst

La Business Intelligence, concrètement comment ça marche ?

Prenons un exemple concret : un directeur commercial souhaite savoir en milieu d’année s’il est en mesure de réaliser les objectifs qui lui ont été fixés par le directeur général de l’entreprise en début d’année.

A cette fin, il s’adresse au contrôleur de gestion de l’entreprise pour la réalisation d’un reporting. Il lui demande d’intégrer dans un même reporting trois indicateurs : son objectif annuel, la facturation à date et le potentiel de facturation d’ici la fin de l’année.

Nous sommes dans une PME dont le chiffre d’affaire est d’environ 45 millions d’euros par an. Côté système d’informations, l’entreprise dispose d’un ERP qui gère la gestion commerciale (devis, commandes, livraisons, factures) et la comptabilité mis en place à la création de l’entreprise il y a 20 ans. L’entreprise s’est équipée récemment d’un logiciel de gestion des relations clients. (CRM) Les objectifs commerciaux sont quant à eux stockés dans un tableur Excel. Il n’y a pas d’outil de Business Intelligence. Le contrôleur de gestion produit principalement ses reportings via Excel.

Projetons-nous à la place du contrôleur de gestion afin de réaliser le reporting demandé par le directeur commercial sans outil de Business Intelligence. Les informations dont nous avons besoin sont stockées dans trois sources de données différentes : Excel, l’ERP (pour la partie gestion commerciale) et le CRM (pour la partie potentiel de facturation.)

Ce dernier devra donc réaliser trois exports des trois bases de données différentes pour ensuite retraiter ces données : réaliser des tableaux croisés dynamiques pour agréger les résultats et tout un tas de formules Excel telles que les recherches verticales pour placer l’information au « bon endroit » et de manière automatique.

Avec un outil de Business Intelligence, l’information des trois sources de données différentes est déjà stockée dans le Data Warehouse et la cohérence entres elles a déjà été établie.

Le contrôleur de gestion est exempté des exports de données. Il lui suffira de restituer et formaliser l’information demandée via l’outil de Business Intelligence qu’il aura choisi.

Notre conseil

Il convient de bien distinguer les simples outils de reporting qui peuvent être intégrés aux différents ERP ou logiciels par les éditeurs du véritable projet de mise en place d’un outil de Business Intelligence. Un outil de Business Intelligence doit être en mesure de connecter TOUTES les bases de données de l’entreprise. C’est un projet global qui doit éviter toutes redondances des outils extracteurs d’informations.

Amis contrôleurs de gestion vous disposez donc d’une réelle opportunité avec la Business Intelligence de retrouver pleinement votre statut de Business Analyst et de vous délester des tâches chronophages sans valeur ajoutée. Retroussez-vous les manches car de nouveaux défis vous attendent. Il va falloir en effet donner du sens à la quantité démesurée de données qui s’offrent désormais à vous, car n’oubliez pas que les nouvelles technologies ne pourront jamais produire des réflexions que seuls les hommes peuvent mener !

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