EXCEL-lence à la clé ?

Un premier constat tout le monde utilise Excel, il est devenu un outil incontournable dans la vie professionnelle et même dans la vie personnelle.

Historique d’Excel (rapide)

En 1982, Microsoft sort son premier tableur : Multiplan le père de notre bon vieux Excel actuel.

En 1985 Excel voit le jour sous DOS. Il devient très vite le leader et est en 1990 le tableur le plus vendu.

1993 il intègre la suite Office et devient l’outil de programmation par excellence en VBA ou avec ses macros. J’ai croisé chez presque tous les clients des applications ou micro-base déportée dans Excel pour pallier les temps de développement du service Informatique.

A partir de la version 2013, le beau arrive avec les alerteurs conditionnels, les options tactiles pour les tablettes et la possibilité de sauvegarde dans le Cloud via Drive.

Avec la version 2016 sortie en Septembre 2015, toujours plus de design avec la cartographie avec les cartes Bing, 3D, de nouveaux types de graphe design, partage simplifié avec Drive, SharePoint. Nous sommes dans l’Ere de la Data-Visualization, la possibilité de faire de la prévision avec des modèles statistiques ou financiers.

La Business Intelligence avec Excel ?

Je travaille dans la Business Intelligence depuis 1998 et notamment sous SAP Business Objects et IBM Cognos. Et j’entends toujours le même refrain, votre rapport B.O. exportez le moi en Excel. Les « gros » éditeurs du marché ont développé des modules d’export avec plus ou moins de bonheur vers Excel.

Mais puisque je considère qu’Excel est l’outil indispensable en Reporting, pourquoi ne pas rajouter des fonctionnalités de Business Intelligence directement dans Excel pour que cela devienne l’outil reporting de référence ?

Je me suis penché sur cette question il y a 6 ans pour faire un tour du marché des outils fonctionnant avec ou dans Excel et un outil français a retenu assez vite mon attention.

MyReport par REPORT ONE.

Société Française créé en 2001, elle développe un premier module pour aider les petites et moyennes entreprises. Son objectif développer une gamme complète pour rendre autonome l’utilisateur final.

En Juin 2017, après 5 ans de R&D, est lancée la version Business Evolution de MyReport pour industrialiser son système au ETI et grandes entreprises. Rendre la Business Intelligence Agile, réduire les temps de développement et de mise en œuvre.

MyReport : Qu’est-ce que c’est ?

Tout d’abord un module le MyReport DATA :

Il permet de faire le lien entre la technique et les métiers. C’est l’équivalent d’un univers en Business Objects ou du FrameWork Manager en Cognos. Il permet aussi d’être utilisé comme un ETL pour alimenter son entrepôt de données.

Principales fonctionnalités :

  • ETL, il permet d’alimenter une base de donnée avec différentes sources ou base de production, ERP.
  • Couche sémantique entre la technique et les métiers
  • Dictionnaire de données pour harmoniser la terminologie dans les modèles.
  • Sécurité, qui accède à quel modèle ?. L’utilisateur a t’il le droit de voir cette donnée ou cet indicateur ?
  • Qualité de donnée, par exemple que fait-on si une facture contient un numéro d’article inconnu ?

Ensuite dans Excel l’outil de reporting le MyReport BUILDER :

Il permet d’exploiter toute la puissance de votre Excel PLUS un outil de Business Intelligence moderne.

Un ruban est ajouté à votre Excel qui permettra de créer via un assistant des reportings puissants. Sécurisé car il vous demandera un user / mot de passe.

Un assistant permet de créer des reportings dans Excel, le moteur de MyReport génère le rapport directement dans Excel. Pas de code, pas de SQL, tout est faisable à la souris ou presque.

En résumé vous avez un rapport Excel, comme un autre, que vous pouvez envoyer à n’importe qui, mais la grande valeur ajoutée de l’outil est que vous pouvez le modifier si vous avez MyReport. Fini les fichiers Excel de plusieurs mégas qui mettent 5 mn à s’ouvrir et où l’on a un onglet DATA caché avec une extraction de la base de donnée.

Principales fonctionnalités :

  • Rapport Maître détail, permet de zoomer dans la donnée : Ce chiffre d’affaire est composé de quelles factures ?
  • Moteur Excel donc récupération de toutes les fonctionnalités d’Excel comme les alerteurs avancés, les TCD avancés, les cartes Bing, les graphiques sexy.
  • L’export d’un rapport dans Powerpoint et prochainement dans Word,
  • Rapport sécurisé en terme de donnée et de confidentialité.
  • Autonomie de l’utilisateur, plus besoin de demander à l’informatique des reportings,
  • Avec Office 365, nomadisme et utilisation des données sur téléphonie ou tablette

Sources locales : vous avez un rapport avec des chiffres d’affaire et un budget au format Excel, vous pourrez faire un rapport de comparaison.

L’automatisation des envois de reporting via le MyReport Messenger :

Cet automate ou robot va travailler à votre place. Tous les lundis matins vous devez envoyer 5-10 rapports à jour au directeur général, aux commerciaux etc. C’est le Messenger qui les enverra à votre place.

Principales fonctionnalités :

  • Aussi simple que la création d’un mail, on choisit le rapport à actualiser ou non en fonction de la sécurité du destinataire ou de l’expéditeur, différents formats (Excel, pdf ou csv) et la périodicité (tous les jours, toutes les heures, etc).
  • Déclenchement par alerte : par exemple dès qu’un stock devient négatif ou une facture avec une marge à 0 ou négative, Messenger peut envoyer un rapport en automatique.

L‘avis de l’Expert

Outil très puissant qui cumule les fonctionnalités d’Excel et d’un outil moderne de Business Intelligence. J’ai survolé volontairement les fonctionnalités qui sont très riche mais ce n’était pas le but de cet article.

Mon objectif était de vous informer qu’il existe un outil qui fonctionne dans Excel et qui fait de la Business Intelligence digne de ce nom et de plus Français !!

Comme tous les outils, ce n’est pas l’outil « miracle » qui livrera vos rapports et vous servira le café mais il « excelle » dans le monde Microsoft. Il existe aussi un module Web pour afficher l’information autrement mettre un peu de cinématique aux graphiques.

J’ai eu beaucoup de clients qui ne voulaient plus entendre parler de Business Objects ou de Cognos. La plupart du temps c’était dû à une mauvaise utilisation de l’outil ou un détournement (Utiliser B.O. comme un extracteur de donnée par exemple). Sans parler des politiques tarifaires dramatiques quand on se sent leader du marché.

Si vous avez des questions techniques, commerciale ou autres, n’hésitez pas à revenir vers moi, c’est toujours passionnant d’échanger ou de faire de nouvelles rencontres professionnelles enrichissantes.

Pour moi MyReport est le meilleur outil dans le monde Excel que je connaisse à ce jour, il est Agile, très Abordable en coût et vous fera gagner un temps précieux en temps de déploiement et développement.

La Business Intelligence doit vous faire gagner du temps, de la valeur ajoutée et donc de l’argent. Si ce n’est pas le cas, posez-vous les bonnes questions…