EXCEL-lence à la clé ?

Un premier constat :  tout le monde utilise Excel, il est devenu un outil incontournable dans la vie professionnelle et même dans la vie personnelle.

C’est l’outil de base pour les business Analyst et les contrôleurs de gestion pour faire du reporting Excel

Historique d’Excel (rapide)

En 1982, Microsoft sort son premier tableur : Multiplan le père de notre bon vieux Excel actuel.

Depuis 1985 Excel voit le jour sous DOS. Il devient très vite le leader et est en 1990 le tableur le plus vendu.

1993 : il intègre la suite Office et devient l’outil de programmation par excellence en VBA ou avec ses macros. Les clients ont des applications ou micro-base déportée dans Excel pour pallier les temps de développement du service Informatique.

A partir de la version 2013, le design arrive avec les alerteurs conditionnels, les options tactiles pour les tablettes et la possibilité de sauvegarde dans le Cloud via Drive.

Avec la version 2016 sortie en Septembre 2015, toujours plus de design avec la cartographie avec les cartes Bing, 3D, de nouveaux types de graphe design, partage simplifié avec Drive, SharePoint. Nous sommes dans l’Ere de la Data-Visualization, la possibilité de faire de la prévision avec des modèles statistiques ou financiers.

Ces dernières années marqueront une nouvelle ère : Office 365 avec un système pure cloud.

La Business Intelligence pour du reporting Excel ?

Les dirigeant de Business Cairn travaillent dans la Business Intelligence depuis 1998 et notamment sous SAP Business Objects et IBM Cognos.

Et nous entendons toujours le même refrain des utilisateurs, « exportez moi le rapport en Excel ».

Les « gros » éditeurs du marché ont développé des modules d’export avec plus ou moins de bonheur vers Excel. Cela permets aux utilisateurs de repondre à leur besoin d’avoir des données dans Excel.

De ce fait , nous considérons qu’Excel est l’outil indispensable en reporting, pourquoi ne pas rajouter des fonctionnalités de Business Intelligence directement dans Excel pour que cela devienne l’outil reporting de référence ?

Nous nous sommes penché sur cette question en 2012 pour faire un tour du marché des outils fonctionnant avec ou dans Excel et un outil français a retenu assez vite notre attention.

MyReport, le reporting Excel par Report One

Société Française créé en 2001, elle développe un premier module pour aider les petites et moyennes entreprises. Son objectif développer une gamme complète pour rendre autonome l’utilisateur final.

En Juin 2017, après 5 ans de R&D, est lancée la version Business Evolution de MyReport pour industrialiser son système au ETI et grandes entreprises. Rendre la Business Intelligence Agile, réduire les temps de développement et de mise en œuvre.

MyReport : Qu’est-ce que c’est ?

Tout d’abord un module le MyReport DATA :

Il permet de faire le lien entre la technique et les métiers. C’est l’équivalent d’un univers en Business Objects ou du FrameWork Manager en Cognos. Il permet aussi d’être utilisé comme un ETL pour alimenter son entrepôt de données.

Principales fonctionnalités :

  • ETL, il permet d’alimenter une base de donnée avec différentes sources ou base de production, ERP.
  • Couche sémantique entre la technique et les métiers
  • Dictionnaire de données pour harmoniser la terminologie dans les modèles.
  • Sécurité, qui accède à quel modèle ?. L’utilisateur a t’il le droit de voir cette donnée ou cet indicateur ?
  • Qualité de donnée, par exemple que fait-on si une facture contient un numéro d’article inconnu ?

Ensuite dans Excel l’outil de reporting le MyReport BUILDER :

Il permet d’exploiter toute la puissance de votre Excel et un outil de Business Intelligence moderne.

Un onglet est ajouté à votre Excel qui permettra de créer via un assistant des reporting puissants.

Un assistant permet de créer des reporting dans Excel, le moteur de MyReport génère le rapport directement dans Excel. Pas de code, pas de SQL, tout est faisable à la souris ou presque.

Vous avez donc un rapport Excel, comme un autre, que vous pouvez envoyer à n’importe qui, mais la grande valeur ajoutée de l’outil est que vous pouvez le modifier si vous avez MyReport.

Fini les fichiers Excel de plusieurs mégas qui mettent 5 mn à s’ouvrir et où l’on a un onglet caché avec l’intégralité de la base de données

Principales fonctionnalités :

  • Rapport maître/détail, permet de zoomer dans la donnée : Ce chiffre d’affaire est composé de quelles factures ?
  • Moteur Excel donc récupération de toutes les fonctionnalités d’Excel comme les alerteurs avancés, les TCD avancés, les cartes Bing, les graphiques design.
  • L’export d’un rapport dans Powerpoint et dans Word,
  • Rapport sécurisé en terme de donnée et de confidentialité.
  • Autonomie de l’utilisateur, plus besoin de demander à l’informatique des reporting,
  • Avec Office 365, nomadisme et utilisation des données sur téléphonie ou tablette

L’automatisation des envois de reporting via le MyReport Messenger :

Cet automate ou robot va travailler à votre place. Tous les lundis matins vous devez envoyer 5-10 rapports à jour au directeur général, aux commerciaux etc. C’est le Messenger qui les enverra à votre place.

Principales fonctionnalités :

  • Aussi simple que la création d’un mail, on choisit le rapport à actualiser ou non en fonction de la sécurité du destinataire ou de l’expéditeur, différents formats (Excel, pdf ou csv) et la périodicité (tous les jours, toutes les heures, etc).
  • Déclenchement par alerte : par exemple dès qu’un stock devient négatif ou une facture avec une marge à 0 ou négative, Messenger peut envoyer un rapport en automatique.

Notre avis d’expert sur le reporting Excel

Outil très puissant qui cumule les fonctionnalités d’Excel et d’un outil moderne de Business Intelligence.

Nous avons survolé volontairement les fonctionnalités qui sont très riche mais ce n’était pas le but de cet article. Vous trouverez plus de précisions sur la BE dans cette article : MyReport Business Evolution (BE) en 7 points clés

L’objectif était de vous informer qu’il existe un outil qui fonctionne dans Excel et qui fait de la Business Intelligence digne de ce nom et de plus il est édité par une société Française.

Comme tous les outils, ce n’est pas l’outil « miracle » qui livrera vos rapports et vous servira le café mais il « excelle » dans le monde Microsoft. Il existe aussi un module Web pour afficher l’information autrement mettre un peu de cinématique aux graphiques afin de réaliser de beaux tableaux de bord.

Nous avons beaucoup de clients qui ne voulaient plus entendre parler de Business Objects ou de Cognos. La plupart du temps c’était dû à une mauvaise utilisation de l’outil ou un détournement (Utiliser B.O. comme un extracteur de donnée par exemple). Sans parler des politiques tarifaires plutôt agressive quand on se sent leader du marché.

Si vous avez des questions techniques, commerciale ou autres, n’hésitez pas à revenir vers nous : Contactez-nous

MyReport est le meilleur outil dans le monde Excel à ce jour, il est Agile, très Abordable en coût et vous fera gagner un temps précieux en temps de déploiement et développement.

La Business Intelligence doit vous faire gagner du temps, de la valeur ajoutée et donc de l’argent. Si ce n’est pas le cas, posez-vous les bonnes questions…

L’équipe Business Cairn